SỔ SÁCH GIÁO XỨ
I. CÁC LOẠI SỔ SÁCH, HỒ SƠ LƯU TRỮ THEO GIÁO LUẬT
1. LOẠI MỤC VỤ
– Theo Bộ Giáo Luật 1983, “Trong mỗi giáo xứ phải có sổ sách của giáo xứ, tức là sổ Rửa Tội, sổ Hôn Phối, sổ Tử và những sổ khác theo qui định của Hội Đồng Giám Mục hay Giám Mục Giáo Phận” (can. 535 # 1). Nếu có những hôn nhân đặc biệt, không thể ghi vào sổ Hôn Phối chung, cha xứ phải làm một sổ Hôn Phối đặc biệt (can. 1133).
– Theo Chỉ Nam Linh Mục 1989 của Bộ Truyền Giáo (n. 27h), sổ sách bắt buộc còn có Sổ Thêm Sức (can. 895) và “hồ sơ, thư từ của giám mục và các văn thư quan trọng khác, phải được sắp xếp thứ tự và cập nhật hoá”.
– Ngoài ra còn có các sổ sách nhiệm ý: sổ dự tòng (can. 788# 1); sổ rước lễ lần đầu và rước lễ bao đồng trọng thể; sổ họ – status animarum.
2. LOẠI QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH
– Danh sách thống kê, mô tả và đánh giá các tài sản giáo xứ (can. 1283# 2-3). Khi có thay đổi quan trọng hay nhận xứ mới, cha xứ phải làm lại bản này và nộp lại một bản cho Toà Giám Mục.
– Danh sách và các văn kiện pháp lý chứng minh nguồn gốc và chủ quyền các tài sản, thường bản chính lưu tại Toà Giám Mục, (can. 1284# 2,9).
– Sổ ghi chú các hoạt động tài chính của các hội đoàn tông đồ trong giáo xứ và các của dâng cúng: quỹ, của dâng cúng, các yêu cầu của nguời dâng cúng…. (can. 1307# 2).
– Sổ lễ của giáo xứ (can. 958# 1) có ghi rõ: số lượng, số tiền, ý lễ, đã cử hành hay đã chuyển. Sổ này khác biệt với sổ lễ cá nhân mỗi linh mục phải có (can. 955 # 4).
– Sổ tài chính thu chi của giáo xứ (can. 1284# 2,7).
– Di chúc của linh mục. Trước kia, theo chỉ thị của Bộ Truyền Giáo các linh mục phải gởi một bản di chúc chính thức ở Toà Giám Mục, một bản giữ nơi nhà xứ. Hiện nay, do thói quen pháp lý dân sự này đã trở thành phổ thông, Bộ Giáo Luật 1983 không còn buộc các linh mục triều làm di chúc; các tu sĩ vẫn buộc trước khi khấn vĩnh viễn để minh định lập trường và tài sản (can. 668). Chỉ Nam Linh Mục 1989 quy định ” Một trong những bổn phận liên quan đến đức công bằng và đức thanh bần là linh mục phải làm chúc thư cho biết rõ ý mình và lưu giữ tại Toà Giám Mục. Cần nhắc lại rằng chúc thư chỉ nói về tài sản riêng, chứ không được quyền định đoạt về tài sản của nhà thờ và Giáo Hội” (n. 28k). Như thế, các linh mục của Giáo Hội Việt Nam vẫn phải làm di chúc gởi về Toà Giám Mục.
II. TIẾN HÀNH GHI SỔ BÍ TÍCH
+ Ghi sổ Rửa Tội:
– Bình thường: nên hỏi và ghi theo giấy khai sinh dân sự.
– Con nuôi: phải có giấy khai sinh dân sự với tên cha mẹ nuôi. Phải hoãn việc rửa Tội lại nếu chưa làm xong thủ tục nhận con nuôi hay khai sinh dân sự. Lý do là vì Giáo Luật buộc phải có ít nhât một trong hai nguời cha mẹ nuôi đồng ý và nhận trách nhiệm giáo dục đức tin cho em bé (can. 110; 877# 3).
– Con nuôi đã Rửa Tội và ghi tên cha mẹ ruột trong sổ: khi họ đã nộp giấy khai sinh mới với tên cha mẹ nuôi, tên cha mẹ nuôi được điền vào phần ghi chú; không được gạch bỏ hay tẩy xoá, thay thế tên cha mẹ ruột đã ghi. Chứng thư Rửa Tội sau đó chỉ đề tên cha mẹ nuôi.
– Con của cha mẹ không có hôn phối đạo – đời: Trong trường hợp đứa con sinh ra do mẹ không có hôn phối, sổ Rửa Tội phải ghi ít là tên nguời mẹ, nếu có một văn bản pháp lý hay giấy khai sinh xác định tên nguời mẹ; nếu không có văn bản nào, cha xứ phải yêu cầu nguời mẹ ký nhận vào một văn bản cùng hai nhân chứng, trước mặt cha xứ. Tương tự, cha xứ ghi tên nguời cha nếu có giấy khai sinh dân sự hoặc nguời này công nhận bằng văn bản cùng với nhân chứng. Trường hợp không có giấy khai sinh ghi tên cha mẹ, không ai công nhận, cha xứ vẫn có thể Rửa Tội nếu có nguời giám hộ chính thức bảo đảm việc giáo dục đức tin cho em bé sau này, nhưng để trống tên cha mẹ.
– Khi nhận được thông báo một nguời đã Rửa Tội tại giáo xứ nay đã kết hôn, cha xứ phải ghi sự kiện này vào sổ Rửa Tội theo tên của đương sự; trường hợp tương tự như vậy cũng ghi sổ khi được báo tin về tuyên khấn độc thân trong dòng hay nhận bí tích Truyền Chức. Nếu khi ghi tên cha xứ phát hiện nguời này đã kết hôn chính thức và giây hôn phối vẫn còn hiệu lực, phải báo ngay cho nơi gởi thông báo.
+ Ghi sổ Thêm Sức, Rước Lễ Lần Đầu, Bao Đồng
– Nếu không phải là nguời Rửa Tội tại giáo xứ, phải hỏi và ghi theo chứng thư Rửa Tội.
+ Ghi sổ Hôn Phối
– Ghi sổ Hôn Phối theo chứng thư Rửa Tội, nếu không phải là nguời Rửa Tội tại giáo xứ. Trước khi điều tra Hôn Phối, phải hỏi chứng thư Rửa Tội mới cấp trong vòng 6 tháng; chứng thư này phải có kèm theo ghi chú rõ ràng về tình trạng tự do kết hôn. Trường hợp không thể có chứng thư Rửa Tội, cha xứ phải làm văn bản yêu cầu đuơng sự và hai nhân chứng đáng tin ký nhận nguời này đã Rửa Tội. Với giấy cam kết này và chứng nhận độc thân, cha xứ có thể nhận cử hành hôn phối.
– Phải ghi vào sổ Hôn Phối bất cứ đặc ân miễn chuẩn để kết hôn nào đã được cấp (miễn chuẩn khác đạo; giấy tờ dân sự; ngăn trở huyết tộc; …. ). Văn bản miễn chuẩn này phải được lưu trữ cùng với hồ sơ tiền hôn phối của đôi này.
– Phải ghi vào sổ Hôn Phối và sổ Rửa Tội, theo tên đương sự, các quyết định của Toà Án Giáo Hội hay giáo quyền: công bố hôn nhân bất thành; miễn chuẩn non-consummatum; đặc ân giáo hoàng tháo gỡ hôn nhân non sacramentale; công bố Truyền Chức bất thành….
III. LƯU TRỮ SỔ SÁCH
– Cha xứ có bổn phận ghi và bảo quản sổ sách giáo xứ (can. 535 # 1-4). Cha xứ phải đích thân ghi sổ hay nhờ linh mục phụ tá. Khi nhờ một nguời khác, cha xứ vẫn chịu mọi trách nhiệm về sai sót hay lạm dụng và thất lạc.
– Bộ Giáo Luật 1983 bỏ điều luật cũ về cách chức hay phạt tiền vị cha xứ tắc trách (cann. 2383; 2406) và việc hàng năm phải gởi về Toà Giám Mục một bản sao các sổ sách giáo xứ (can. 470 # 3), nhưng lại thêm các quy định về việc Giám Mục Giáo Phận và linh mục hạt trưởng có trách nhiệm đích thân hay cử nguời kiểm tra sổ sách (can. 491; 396; 555 # 1,3; 1276). Nói chung, luật riêng các giáo phận đều coi chuyện tắc trách trong việc sổ sách giáo xứ là dấu chỉ thiếu khả năng làm cha xứ.
– Khi đi thăm viếng mục vụ định kỳ giáo xứ, vị Giám Mục Giáo Phận phải đích thân, hay uỷ quyền cho Đại Diện Giám Mục hoặc Hạt Trưởng, ký vào các sổ bí tích: chứng nhận đã kiểm tra và chấp thuận việc ghi sổ của cha xứ (can. 535 # 4).
– Sổ sách giáo xứ phải được lưu trữ trong tủ có khoá. Những nguời có quyền xem đến sổ sách gồm có: cha xứ/ quản xứ, linh mục phụ tá và nguời được cha xứ uỷ quyền (can. 535 # 4).
IV. PHƯƠNG THỨC GHI SỔ
– Dữ kiện mới phải được ghi sổ trong ngày sau khi cử hành bí tích hay sớm tối đa.
– Chỉ ghi bằng bút mực, không dùng bút chì hay nguyên tử.
– Chỉ ghi bằng mực đen, không dùng mực xanh đỏ.
– dùng dạng chữ in chân phương đơn giản, không dùng mẫu chữ viết hoa cầu kỳ.
– Không được tẩy xoá bằng bút, tẩy hay chất hoá học.
– Muốn sửa một chi tiết sai chính tả không quan trọng, dùng một cây thước kẻ một đường thẳng trên chi tiết sai và ghi lại chi tiết đúng xuống bên duới.
Khi muốn sửa một dữ kiện quan trọng (vd: tên cha mẹ), phải tham khảo ý kiến vị Chuởng Ấn giáo phận và có văn bản pháp lý được lưu trữ để chứng minh lý do sửa đổi.
– Tránh mọi kiểu viết tắt.
– Tên ngoại quốc hay tên Việt đều ghi họ trước, tên gọi sau.
– Để tránh lầm lẫn giữa ngày và tháng khi viết liền, tên tháng phải ghi bằng chữ; nhất là khi dùng tiếng Anh.
– Hiện nay, có xu hướng không còn ký tên trực tiếp vào sổ lưu; chỉ đề tên thừa tác viên và các đương sự; chữ ký nhận của họ được lưu bằng văn bản bên ngoài sổ.
V. CẤP CHỨNG THƯ BÍ TÍCH
1. Nguời có quyền xin chứng thư
– Bình thường chỉ những ai liên hệ trực tiếp mới được ấp chứng thư bí tích. Chứng thư Rửa Tội chỉ cấp cho nguời được Rửa Tội và cha mẹ. Chứng thư Hôn Phối cấp cho nguời đã nhận bí tích và con cái hợp pháp của hôn nhân này.
– Khi có yêu cầu từ một giáo xứ khác, Chủng Viện, giáo phận hay toà án giáo hội, cha xứ gởi chứng thư bí tích trực tiếp cho nơi này theo bưu điện. Toà án giáo hội, giáo phận và chủng viện có quyền xin bản sao hồ sơ lưu trữ liên quan đến bí tích: hồ sơ tiền hôn phối, văn bản miễn chuẩn ….
– Phải hết sức cẩn thận, không cấp chứng thư bí tích cho những nguời không có lý do chính đáng nào để biết đến các dữ kiện này, nhất là những hồ sơ có vấn đề liên quan đến danh dự nguời khác.
– Đặc biệt cẩn thận khi có nguời xin chứng thư bí tích qua đường bưu điện hay qua trung gian.
– Trường hợp con nuôi sau khi Rửa Tội và tên cha mẹ ruột đã được ghi sổ, chỉ cha mẹ nuôi (đã có ghi chú vào sổ hay có giấy khai sinh dân sự mới chứng nhận) có quyền xin chứng thư bí tích cho đến khi đứa bé đến tuổi trưởng thành. Lúc đó, nguời được Rửa tội cũng có quyền biết các dữ kiện trong sổ, kể cả việc biết tên cha mẹ ruột (luật dân sự Đức và một số nước cấm ngặt việc ghi tên cha mẹ ruột đối với trẻ mồ côi bị bỏ rơi).
– Một nguời ngoài muốn xin chứng thư bí tích, phải có giấy cho phép của vị Thường Quyền sở tại.
2. Nguời cấp chứng thư
– Cha xứ chịu hoàn toàn trách nhiệm việc cấp chứng thư bí tích chiếu theo sổ lưu của giáo xứ khi nguời tín hữu yêu cầu hợp pháp (can. 535 # 4).
– Nguời ký chứng thư bí tích là cha xứ hay linh mục phụ tá, có thể không cần con dấu. Nếu cha xứ uỷ quyền cho một thư ký giáo dân, tên và chữ ký nguời này phải đóng dấu của giáo xứ.
– Các dữ kiện trong chứng thư phải ghi chính xác như đã ghi trong sổ bí tích.
– Khi cấp chứng thư Rửa Tội, phải ghi toàn bộ các ghi chú về Thêm Sức, Hôn Phối, khấn dòng vĩnh viễn, Truyền Chức, quyết định cho hồi tục, án lệnh hôn nhân bất thành… Nếu không có ghi chú nào, phải ghi rõ “Không có ghi chú” (No Notation).
